Kun markkinointimateriaaleja toimitetaan apteekkeihin ympäri Suomen, suurin haaste ei yleensä ole itse materiaalien tuotanto. Haaste on se, miten ne saadaan oikeisiin paikkoihin oikeaan aikaan ilman, että tilausprosessi kuormittaa myyntiä, varastosaldot elävät omaa elämäänsä tai kampanjat käynnistyvät vajaalla näkyvyydellä.
Oy Verman Ab ratkaisee tätä yhdessä Logistigon kanssa. Logistigo vastaa Vermanin markkinointimateriaalien varastoinnista ja toimituksista, ja käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että materiaalit liikkuvat hallitusti yli 800 apteekkiin eri puolille Suomea.
Kyse ei ole yksittäisistä lähetyksistä vaan jatkuvasta kokonaisuudesta, jossa materiaalien saatavuuden, tilaamisen ja toimitusten pitää toimia ilman katkoksia.
Mitä tässä case-esimerkissä tehtiin?
Logistigo hoitaa Vermanille markkinointimateriaalien logistiikkaa: varastointia, tilausten käsittelyä ja toimituksia apteekkeihin. Ratkaisun ydin on yhdistelmä kahta asiaa:
- materiaalit ovat keskitetysti hallinnassa varastolla
- Vermanin tilausjärjestelmä on integroitu Logistigon varastojärjestelmään
Tämä tekee prosessista huomattavasti suoraviivaisemman kuin malli, jossa tietoa siirretään käsin järjestelmästä toiseen tai tilauksia hoidetaan osin sähköpostilla, osin erillisillä listoilla.
Miksi tämä oli Vermanille olennainen ratkaisu?
Verman on tunnettu suomalainen terveysalan yritys, jonka tuotteita myydään laajasti apteekeissa. Tunnetuimpia tuotemerkkejä ovat esimerkiksi Minisun, Bethover, Rela, Melarest ja Lactrase. Kun tuotteita on paljon näkyvillä valtakunnallisessa apteekkiverkostossa, myös markkinointimateriaalien määrät ja vaihtuvuus kasvavat.
Apteekeissa käytettävät materiaalit eivät ole yksi yhtenäinen tuoteryhmä, vaan käytännössä kokonainen työkalupakki myynnin ja asiakasviestinnän tueksi. Vermanin mainosvarasto sisältää esimerkiksi:
- potilasohjeita
- esitteitä
- julisteita
- kampanjamainoksia
- muuta myyntipisteissä käytettävää markkinointimateriaalia
Kun näitä materiaaleja pitää toimittaa säännöllisesti suureen määrään toimipisteitä, logistiikan pitää kestää arjen vaihtelut. Pelkkä “toimitetaan materiaalit” ei riitä kuvaukseksi, jos taustalla on jatkuva tarve seurata saldoja, reagoida täydennystarpeisiin ja varmistaa, että kampanjamateriaalit lähtevät liikkeelle oikeaan aikaan.
Miten tilausprosessi toimii käytännössä?
Yksi tämän kokonaisuuden tärkeimmistä osista on integraatio Vermanin sähköisen tilausjärjestelmän ja Logistigon varastojärjestelmän välillä.
Käytännössä tämä tarkoittaa, että Vermanin myyntikenttä voi tilata tarvitsemiaan materiaaleja omassa järjestelmässään, ja tieto siirtyy suoraan varastolle ilman erillistä manuaalista käsittelyä. Tilaukset eivät jää odottamaan välivaiheita, eikä varastolla tarvitse tulkita erikseen, mitä on tilattu ja milloin.
Samalla järjestelmä pitää materiaalien hallinnan ajan tasalla:
- tilaukset siirtyvät reaaliaikaisesti varastolle
- varastosaldot päivittyvät automaattisesti
- saldojen laskiessa alle määritellyn rajan järjestelmä antaa hälytyksen
- materiaalien saatavuus on helpommin ennakoitavissa
Tämä on tärkeä ero verrattuna toimintatapaan, jossa materiaalilogistiikkaa hoidetaan osin muistin, osin taulukoiden ja osin yksittäisten yhteydenottojen varassa. Kun tieto liikkuu järjestelmien välillä automaattisesti, myös virheiden mahdollisuus pienenee.
Mitä hyötyä tästä on myyntikentälle ja apteekeille?
Myyntikentälle hyöty näkyy ennen kaikkea siinä, että materiaalien tilaaminen ei vie tarpeettomasti aikaa. Kun tilaus onnistuu helposti ja materiaalien saatavuus on näkyvissä, kenttä pystyy keskittymään omaan työhönsä eikä logistiikan paikkaamiseen.
Apteekkien näkökulmasta hyöty on vielä yksinkertaisempi: materiaalit saapuvat silloin kun niitä tarvitaan. Se on käytännössä edellytys sille, että kampanjat näkyvät myymälässä kuten on suunniteltu.
Tällaisessa ympäristössä pienetkin toimituskatkokset näkyvät nopeasti. Jos julisteet, potilasohjeet tai esitteet puuttuvat, näkyvyys jää vajaaksi. Jos materiaaleja tulee liian myöhään, kampanjan ajoitus kärsii. Jos saldoista ei ole luotettavaa tietoa, täydennykset tapahtuvat reaktiivisesti eikä suunnitellusti.
Siksi markkinointimateriaalien logistiikka ei ole vain taustatoiminto. Se vaikuttaa suoraan siihen, miten hyvin markkinointi toteutuu myyntipisteessä.
Yli 800 apteekkia tarkoittaa, että prosessin pitää olla toistettavissa
Kun toimituksia tehdään kuukausittain yli 800 apteekkiin, toimintamallin pitää olla vakaa. Yksittäinen onnistunut lähetys ei vielä kerro paljon. Oleellista on se, että sama prosessi toimii toistuvasti, laajassa verkostossa ja sovitussa aikataulussa.
Vermanin tapauksessa Logistigo hoitaa kuukausittaiset mainosmateriaalipostitukset niin, että ajankohtaiset materiaalit lähtevät apteekkeihin sovittuna ajankohtana. Tämä kuulostaa yksinkertaiselta, mutta juuri siinä tämän tyyppisen palvelun arvo usein näkyy: prosessi on rakennettu niin, ettei aikataulun pitäminen jää sattuman varaan.
Kun materiaalit lähtevät oikeaan aikaan ja oikeilla sisällöillä, kampanjat voidaan toteuttaa yhtenäisesti koko verkostossa. Se on erityisen tärkeää silloin, kun tavoitteena on valtakunnallinen näkyvyys.
Mikä tässä ratkaisussa on olennaista?
Tässä tapauksessa olennaista ei ole vain se, että Logistigo varastoi materiaaleja. Olennaista on, että varastointi, tilausjärjestelmä ja toimitukset muodostavat yhden toimivan kokonaisuuden.
Se näkyy kolmella tavalla:
1. Materiaalit ovat hallinnassa, eivät hajallaan
Kun markkinointimateriaalit ovat keskitetysti hallinnoituja, niiden saatavuutta voidaan seurata ja täydentää järjestelmällisesti. Tämä vähentää tilannetta, jossa materiaaleja joko puuttuu tai niitä on varastossa väärä määrä.
2. Tilausprosessi ei nojaa käsityöhön
Integraatio vähentää manuaalisia vaiheita. Tilausten siirtyminen suoraan järjestelmästä varastolle tekee prosessista nopeamman ja samalla luotettavamman.
3. Jakelu toimii valtakunnallisesti
Yli 800 apteekin verkostossa toimitusten on oltava toistettavia ja ajallaan. Tässä ympäristössä logistiikan laatu mitataan siinä, kuinka hyvin arki pysyy hallinnassa kuukaudesta toiseen.
Kenelle vastaava malli sopii?
Vermanin case on hyvä esimerkki yrityksestä, jolla on laaja myyntipisteverkosto ja paljon hallittavaa materiaalia. Samanlainen toimintamalli sopii erityisesti organisaatioille, joilla:
- markkinointimateriaalia toimitetaan useisiin toimipisteisiin tai jälleenmyyjille
- kampanjat vaativat tarkkaa ajoitusta
- materiaalien saatavuus halutaan nähdä reaaliajassa
- myyntikenttä tarvitsee helpon tavan tilata materiaaleja
- manuaalista koordinointia halutaan vähentää
Tällaisia tarpeita on terveysalan lisäksi myös esimerkiksi vähittäiskaupassa, franchising-ketjuissa, erikoiskaupassa ja muissa ympäristöissä, joissa markkinointi toteutuu fyysisissä myyntipisteissä.
Tiivistettynä: mitä tästä kannattaa ottaa mukaan?
Jos tämä case tiivistetään yhteen ajatukseen, se on tämä: markkinointimateriaalien logistiikka toimii parhaiten silloin, kun se on rakennettu osaksi arjen prosessia eikä irralliseksi tukitoiminnoksi.
Vermanin ja Logistigon yhteistyössä se näkyy näin:
- materiaalit varastoidaan keskitetysti
- tilaukset siirtyvät järjestelmästä suoraan varastolle
- saldot päivittyvät automaattisesti
- hälytysrajat tukevat ennakointia
- materiaalit toimitetaan kuukausittain yli 800 apteekkiin
Lopputuloksena materiaalien hallinta ei jää yksittäisten henkilöiden muistamisen tai käsin tehtävien välivaiheiden varaan. Prosessi on rakenteellinen, toistettava ja paremmin ennakoitava.
Kun markkinointimateriaalien jakelu kasvaa, myös toimintamallin pitää kestää kasvua
Monessa yrityksessä markkinointimateriaalien logistiikka toimii kohtuullisesti niin kauan kuin volyymit pysyvät pieninä. Ongelmia alkaa tulla siinä vaiheessa, kun materiaalit lisääntyvät, kampanjoita on useita ja toimituksia lähtee samanaikaisesti suureen verkostoon.
Silloin ratkaisevaa ei ole enää yksittäinen toimitus, vaan se, onko koko malli skaalautuva.
Vermanin case osoittaa, että kun materiaalien hallinta, tilaaminen ja jakelu yhdistetään toimivaksi kokonaisuudeksi, myös laaja apteekkiverkosto voidaan palvella hallitusti.
”Yhteistyö Logistigon kanssa on sujunut saumattomasti alusta lähtien. Voimme luottaa siihen, että tavarat lähtevät ajallaan ja asianmukaisesti pakattuna. Logistigo selviää ongelmitta myös meidän isommista, hieman monimutkaisemmista ja yksityiskohtaisemmista postituksista. Yhteistyömme jatkuu varmasti pitkään!”
Outi Hellström, Trade Marketing Specialist
Oy Verman Ab
Mikä on markkinointimateriaalien logistiikka?
Markkinointimateriaalien logistiikka tarkoittaa kampanja- ja myynninedistämismateriaalien varastointia, hallintaa ja jakelua myyntipisteisiin. Se varmistaa, että esitteet, julisteet ja muut POS-materiaalit ovat oikeassa paikassa oikeaan aikaan. Hyvin suunniteltu logistiikka auttaa yrityksiä hallitsemaan kampanjoita tehokkaasti ja varmistaa, että markkinointimateriaalit tukevat myyntiä kaikissa myyntikanavissa.
